GTC 185
GTC 185
La Guía Técnica Colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que facilitan la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
CARTAS
La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
tratar un solo tema por comunicación;
redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
usar tratamiento respetuoso y cortes;
utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, distribuir el texto de acuerdo con su extensión
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con los objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;
- felicitar, invitar o convocar, y
- hacer llamados de atención, entre otros.
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- solicitar detalles sobre un asunto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- solicitar o remitir información, documentos u objetivos;
CLASES DE CARTAS U OFICINAS
Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la
Organización; oficiales: se produce en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informar.
PARTES DE LA CARTA
Lugar de origen y fecha de elaboración
Destinatario
Denominación o título Código académico
Nombre del destinarlo
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
País
Asunto
Salud
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales
Anexos
Copias
Identificación del transcriptor
Paginas subsiguientes
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Utilizar los formatos normalización en los
manuales de cada organización;
2. redactar en forma clara, breve, directa,
sencilla, cortés y en modo impersonal en primera persona en plural;
3. distribuir el texto de acuerdo con su extensión
y;
4. tratar preferiblemente un solo tema por
memorando.
UTILIZACIÓN
El memorando puede tener uno de los siguientes
objetivos:
1. Informar sobre un hecho de forma breve;
2. expresar necesidades;
3. hacer requerimientos;
4. regular o aclarar una situación;
5. tramitar, desarrollar o diligenciar un asunto;
6. dar respuesta a una comunicación recibida;
7. retirar información, requerimiento o solicitud
urgente;
8. conocer detalles sobre un aspecto determinado;
9. impugnar o corregir una situación;
10. confirmar eventos ocurridos o pendientes;
11. solicitar o remitir información, documentos u
objetivos;
11. felicitar, invitar o convocar a reuniones
no protocolarias, y
12. hacer llamados de atención, entre otros;
PARTES DEL MEMORANDO
1. Encabezado
2. Denominación del documento
3. Código
4. Fecha
5. Encabezamiento
6. Destinatario y remitente
7. Asunto
8. Texto
9. Despedida
10. Remitente y firmas responsables
11. Líneas especiales
CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con el
mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto
interna como externamente.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS CIRCULARES
La circular tiene como objetivo fundamental dar a
conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para
informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa
para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre
otros.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Tratar solo un tema
2. iniciar y finalizar el texto con una clase de
cortesía;
3. redactar en forma clara, precisa, concreta y
precisa concisa;
4. usar un tratamiento respetuoso y cortes;
5. emplear un estilo gramatical natural,
sencillo y continuo;
6. utilizar los formatos normalizados en el manual
de procedimientos de cada organización, y
7. distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULARES
1. La circular general se dirige a un grupo
específico de personas.
2. La carta circular está dirigida en forma
personalizada.
PARTES
1. Encabezado
2. Código
3. Lugar de origen y fecha de elaboración
4. Encabezamiento y destinatarios
5. Asunto
6. Saludo
7. Texto
8. Despedida
9. Remitente y firmas responsables
10. Líneas especiales
11. Identificación de páginas subsiguientes
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico
desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada
organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en
algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este
caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS ACTAS
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne, se debe aclarar si el
carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado en una reunión o situación
específica, sin describir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben
redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciar con gerundio.
Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben
presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones
tomadas. Sin embrago, por solicitud expresa de algún participante, se anotan
las discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.
Cuando haya lugar a vocaciones, se indica el número de votos emitidos a favor,
en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y
los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario
anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la
intervención de uno de los dos asistentes, se hace con su nombre completo.
UTILIZACIÓN DE
LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo
acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se
destacan:
1. Actas de comités;
2. actas de concejo municipal;
3. actas de consejos;
4. actas de junta directiva;
5. actas de asambleas;
6. actas de reuniones administrativas;
7. actas de levantamientos de cadáveres;
8. actas de baja de inventarios;
9. actas de eliminación de documentos;
10. actas de sociedades y
11. actas de entrega.
PARTES DE LAS ACTAS
Titulo
Denominación del documento y número
Encabezamiento
Lugar de origen y fecha de la reunión
Hora
Lugar
Asistentes
Representaciones
Invitados
Ausentes
Orden del día
Desarrollo
Compromisos
Convocatoria
Firmas, nombres y cargos
Líneas especiales
Paginas subsiguientes
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de
funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el
cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo,
de acuerdo con las normas internas de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
1. Tratar solo un tema
2. redactar en forma clara, precisa, concreta y
precisa concisa;
3. usar un tratamiento respetuoso y cortes;
4. redactar en forma impersonal (se proyecta, se
estudió);
5. utilizar los formatos normalizados de acuerdo
con los manuales de la organización;
6. disponer el orden en que se van a describir y
contar las actividades realizadas, y
7. elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el
tono para presentar los hechos.
UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se
recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
1. regular o aclarar una situación;
2. Informar sobre un hecho, expresar
necesidades o hacer requerimientos;
3. tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
4. retirar información, requerimiento o solicitud
urgente;
5. impugnar o corregir una situación, y
6. presentar detalles sobre un aspecto determinado.
CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a) Resumen ejecutivo, quien tiene de una a tres
paginas
b) informe corto que consta de una a 10 páginas y
c) informe extenso, de 11 páginas en adelante
CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
CONSTANCIA
La constancia es un documento de carácter
probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en
constancias para:
Tiempo de servicio,
Experiencia,
Salarios u honorarios,
Clases de trabajo,
Jornada laboral,
Cumplimiento de comisiones y
Comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como
objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa;
b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y
cortés;
c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y
continuo;
d) utilizar los formatos establecidos en cada
organización;
e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión;
f) suministrar la información en forma
personalizada, y
g) expedir siempre en original.
PARTES DE LAS CONSTANCIAS
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Cargo
Identificación del documento
Texto
Remitente y firmas
responsables
haga clic aquí para ver constancia
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
PARTES DE LA HOJA DE
VIDA CORPORATIVA
CONDICIONES
haga clic aquí para ver la hoja de vida
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es un documentos que se genera dentro de la
organización y se registra la información del personal que labora dentro
de la organización especificando, información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es registrada y archivada el por el departamento
de talento humano de la compañía. Además de ser la relación de
los datos personales
Este documento es estipulado por cada organización
para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera
física o digital.
Es la relación de datos personales la información
laboral, académica y las experiencias de una persona esta serán registradas y
conservada en la organización para la cual laboran.
El formato único de hoja de vida para el sector
público es el restablecido para el decreto 1145 del 2004 por el departamento
administrativo de la función publica.
La documentación debe ser conservada y administrada
por la aplicargada de la gestión del talento humano
PARTES DE LA HOJA DE
VIDA CORPORATIVA
- información personal
-estudios y experiencias
laborales
una de las características
de presentación de la hoja de vida es que la información sea breve, clara, precisa.
CONDICIONES
La primera parte: de la hoja
de vida es la amplificación del documento. en la amplificación documento la
frase hoja de vida se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenido
y centrado.
Segunda parte: es el nombre
se recomienda que el nombre de la persona se escriba en mayúscula sostenido
Datos personales:
Primer apellido segundo apellido y nombre esta con el fin de orden los datos
alfabéticamente, después lugar y fecha de nacimiento estado civil
número de hijos lugar de residencia número de teléfonohaga clic aquí para ver la hoja de vida
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