NORMAS LINGÜÍSTICAS Y TÉCNICAS DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMAS LINGÜÍSTICAS Y TÉCNICAS DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelaciones entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

1. Producción.

 2. Recepción.

3. Distribución.

4. Trámite.

5. Organización.

 6. Consulta.

7. Conservación.

8. Disposición final de documentos.

Desarrollo de la gestión documental

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.

Procesos de la gestión documental

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...

Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Norma lingüística

. Se refiere a lo que establece la comunidad como realizaciones del habla. La originalidad expresiva del individuo que no conoce o no obedece la norma, puede ser tornada como modelo por otro individuo, puede ser imitada y volverse por consiguiente norma. Dentro de la misma comunidad lingüística nacional y dentro del mismo sistema funcional pueden comprobarse varias normas: familiar, popular, culta, estudiantil, entre otras, que son distintas, sobre todo, en lo concerniente al vocabulario, y a menudo, en las formas gramaticales y en la pronunciación.

Definición

Al definir el concepto de norma lingüística no se trata de la norma en el sentido corriente, establecida o impuesta según criterios de corrección; sino de la norma objetivamente comprobable en una lengua, la norma que siguen los hablantes necesariamente por ser miembros de una comunidad lingüística y no aquella según la cual se reconoce que «hablan bien».

Lo que en realidad se impone al individuo, limitando su libertad expresiva y comprimiendo las posibilidades ofrecidas por el sistema, dentro del marco fijado por las realizaciones tradicionales, es la norma.

Hjelmslev define la norma como el conjunto de rasgos distintivos que, en la manifestación concreta del sistema de la lengua, permiten reconocer los elementos entre sí. El uso consiste en los fenómenos semántico-fonéticos mediante los cuales el sistema se manifiesta realmente.

Para Coseriu la norma es el conjunto de las obligaciones impuestas, en una sociedad determinada, por su realización efectiva, incluyendo en el conjunto los rasgos no distintivos y las variantes contextuales.

Historia.

La palabra norma proviene del latín norma, y fue documentada en 1616. Tradicionalmente, se hacía referencia a la norma establecida por la Academia de la Lengua Española, y se consideraba que eran sus dictados los que fijaban el uso y le daban esplendor y unidad al idioma español. Como modelo lingüístico, se tomaba la lengua literaria, siguiendo el patrón latino de imitar las obras de los grandes poetas clásicos, con lo que se aspiraba a lograr la perfección en el uso del lenguaje.

La norma, como aquello que garantiza el uso correcto de la lengua, estuvo siempre presente en la enseñanza tradicional, cuyo fin era dotar al alumno de las reglas que le permitieran establecer las diferencias entre lo correcto y lo incorrecto. En los países de habla hispana, tal afán correctivo se sustentaba en el predominio de lo establecido por la Academia en detrimento de los usos generalizados en cada uno de ellos, los que carecían de suficiente prestigio lingüístico.

El rechazo a las normas en las primeras décadas del siglo XX, tuvo lugar a partir del desarrollo de la lingüística sistémica. Los lingüistas comenzaron a utilizar la norma desde otro punto de vista. El concepto de norma se ha ido modificando en la misma medida en que ha avanzado el conocimiento científico acerca del lenguaje, la lengua y el habla.

En los últimos años, con el fortalecimiento de las academias de la lengua en las diferentes naciones del mundo hispano, el avance de las comunicaciones en la red de redes y la ampliación de los miembros de número de la Academia de la Lengua Española, que informan sistemáticamente acerca de los usos que se generalizan en sus respectivos países y colaboran en la elaboración de los nuevos diccionarios, ha tenido lugar la aceptación de múltiples voces, así como de sus variaciones locales, lo cual es expresión de una apertura democrática, que debe fortalecer la unidad y favorecer la aceptación de la diversidad.

Características.

·         La norma lingüística contiene solo lo que en el hablar concreto es repetición de modelos anteriores e implica la eliminación de todo lo que en el habla es aspecto totalmente inédito, variante individual, ocasional o momentánea.

·         Está sujeta a limitaciones de orden social (necesidad de comprensión y exactitud) y de orden lingüístico (estabilidad de la lengua).

·         Es a la vez, actividad lingüística, producto lingüístico y obligatoriedad.

·         La norma es variable, según los límites y la índole de la comunidad.

·         Puede coincidir aparentemente con el sistema —cuando el sistema ofrece una única posibilidad—, así como el habla puede coincidir con la norma.

·         Diversidad, la lingüística moderna reconoce entre la diversidad de normas, la familiar, culta, la vulgar, la popular y otras.

·         Es más limitada que el sistema, pues nace de la asignación de un valor social determinado a ciertas realizaciones del sistema y no al sistema en su totalidad.

·         Los conceptos que con respecto a la norma se dan son «normal» y «anormal» y no «correcto» «incorrecto». Muchas veces la «norma normal» no coincide con la «norma correcta».

·         Se encuentran en la norma elementos constantes, pero no pertinentes desde el punto de vista funcional porque no se clasifican en el sistema.

·         Es un puente entre sistema y realización (habla), patrón lingüístico capaz de generar una serie de realizaciones acordes con las exigencias del grupo social, y de este modo, influye sobre la actividad lingüística de los hombres en sociedad.

·         Es un agente de cambio no solo de unas realizaciones del sistema por otras

·         (habla), sino también de cambio dentro del sistema (incorporación de nuevos paradigmas impuestos por la norma).

·         Está dada por las preferencias de determinado grupo de la comunidad lingüística y no constituye una barrera para la comunicación.

·         Los hechos de la norma pueden producirse en cualquier plano: fónico, morfosintáctico o léxico.

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